Conservar adecuadamente las facturas y documentos fiscales es fundamental tanto para empresas como para particulares. No solo es una cuestión de organización, sino que, en muchos casos, es una obligación legal.
Saber cuánto tiempo debes guardar estos documentos puede evitar sanciones y facilitar futuras auditorías o revisiones fiscales.
¿Por qué es importante guardar las facturas y documentos fiscales?
Las facturas y documentos fiscales contienen información detallada sobre los ingresos, gastos y actividades económicas de una empresa o individuo. Guardarlos adecuadamente es importante por varias razones:
- Cumplimiento legal: La ley exige que se conserven estos documentos durante un periodo mínimo, dependiendo del país y de la naturaleza del documento.
- Facilidad en auditorías y revisiones: Si eres objeto de una auditoría o revisión fiscal, estos documentos servirán como prueba de tus ingresos, gastos y deducciones.
- Resolución de disputas: Ante posibles discrepancias con clientes, proveedores o el propio organismo tributario, las facturas y documentos fiscales pueden respaldar tus registros financieros y justificar tus transacciones.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas y documentos fiscales en España?
En España, existen varios plazos de conservación según el tipo de documento y su finalidad.
Facturas y declaraciones de IVA e IRPF
Plazo general de 4 años
La Ley General Tributaria establece un plazo de prescripción de 4 años para la conservación de documentos fiscales. Esto incluye las facturas de ventas y compras, las declaraciones de IVA, y los justificantes de pagos.
Este periodo comienza a contar desde la finalización del periodo voluntario de presentación de cada declaración, lo que significa que si presentaste una declaración anual en 2022, deberías conservarla hasta finales de 2026.
Justificación de deducciones y compensación de pérdidas
Para el caso de las deducciones o compensaciones de pérdidas, es importante conservar los documentos fiscales durante 4 años adicionales al periodo en que se aplicaron.
Esto se debe a que Hacienda puede revisar ejercicios anteriores en los que estas deducciones afecten al cálculo de impuestos.
Documentación contable y mercantil
Plazo de 6 años según el código de comercio
El Código de Comercio en España exige que las empresas conserven los libros contables, facturas, balances y demás documentos relacionados con la contabilidad durante 6 años.
Aunque esta normativa es independiente de la tributaria, es recomendable guardar estos documentos para cumplir tanto con las obligaciones mercantiles como fiscales.
Facturas relacionadas con bienes inmuebles
Plazo de hasta 10 Años para documentos de inmuebles
Si la factura o documento fiscal está relacionado con bienes inmuebles (por ejemplo, facturas de compra, mejora o transmisión), se recomienda conservarlo durante un periodo de hasta 10 años.
Esto permite justificar el valor del inmueble y las posibles deducciones en el impuesto sobre la renta o en el impuesto de transmisiones patrimoniales.
Consecuencias de no guardar las facturas y documentos fiscales
No conservar adecuadamente los documentos fiscales puede generar varios problemas para empresas y particulares, como:
- Multas y sanciones: Si Hacienda solicita una auditoría y no tienes los documentos requeridos, podrías enfrentarte a sanciones económicas.
- Problemas en auditorías: La ausencia de facturas y documentos fiscales dificulta las auditorías, tanto internas como externas, y puede dañar la credibilidad financiera de tu empresa.
- Dificultad para justificar gastos y deducciones: Sin la documentación adecuada, puede ser complicado justificar gastos deducibles y otros beneficios fiscales, lo que podría aumentar tu carga fiscal.
Mejores prácticas para guardar facturas y documentos fiscales
Digitalización de documentos
Una de las mejores prácticas para almacenar documentos fiscales es la digitalización. Guardar copias digitales de facturas y otros documentos facilita su conservación y reduce el riesgo de pérdida.
Sin embargo, es importante asegurarse de que las copias digitales tengan la misma validez que las copias en papel, lo que en España es posible mediante el uso de sistemas de digitalización certificada.
Sistema de archivo organizado
Organizar los documentos por año y tipo (facturas de ventas, facturas de compras, declaraciones de IVA, etc.) facilita su consulta en caso de una auditoría.
Etiquetar claramente cada carpeta y archivo también puede ahorrar tiempo a la hora de localizar los documentos necesarios.
Seguridad y protección de la información
Dado que los documentos fiscales contienen información confidencial, es fundamental almacenarlos en un lugar seguro y protegido contra pérdidas, robos o daños.
Esto es válido tanto para los documentos físicos como para los digitales, que deben estar protegidos con sistemas de encriptación y copias de seguridad.
¿Cuándo puedes desechar los documentos fiscales?
Una vez que hayan pasado los plazos de prescripción establecidos por la ley, puedes deshacerte de los documentos fiscales de forma segura.
Sin embargo, es recomendable destruirlos utilizando métodos seguros, como la trituración o contratando un servicio profesional de destrucción de documentos. Esto garantiza que la información confidencial no caiga en manos no autorizadas.