¿Cómo archivar los documentos de tu empresa?

El archivado adecuado de documentos es esencial para el buen funcionamiento de cualquier empresa. Una correcta gestión documental permite acceder rápidamente a la información, cumplir con las normativas legales y evitar la acumulación innecesaria de papeles.

Si te preguntas cómo archivar los documentos de tu empresa, en este post te explicamos las mejores prácticas y estrategias para optimizar la organización documental.

Importancia de una buena gestión documental

Archivar correctamente los documentos de tu empresa aporta numerosos beneficios:

  • Facilita el acceso a la información cuando se necesita.
  • Mejora la eficiencia operativa al reducir el tiempo de búsqueda de archivos.
  • Cumple con las normativas legales, como el GDPR en Europa o la LOPD en España.
  • Protege la información confidencial, minimizando el riesgo de pérdida o acceso no autorizado.
  • Optimiza el espacio de almacenamiento, tanto físico como digital.

Tipos de documentos que debes archivar

Antes de establecer un sistema de archivo, es fundamental identificar los tipos de documentos que deben conservarse:

Documentos legales y administrativos

  • Escrituras de constitución.
  • Contratos con clientes y proveedores.
  • Actas de reuniones y estatutos de la empresa.

Documentos fiscales y contables

  • Facturas de ventas y compras.
  • Declaraciones de impuestos.
  • Registros contables y libros de cuentas.

Documentos laborales

  • Nóminas y contratos de empleados.
  • Registros de seguridad social.
  • Expedientes de empleados.

Documentación comercial

  • Pedidos y albaranes.
  • Correspondencia con clientes.
  • Estudios de mercado y estrategias comerciales.

Cómo archivar los documentos de tu empresa

1. Clasificación de documentos

Para una gestión documental eficiente, lo primero es clasificar los documentos según su naturaleza y función dentro de la empresa. Algunas formas de clasificación incluyen:

  • Por fecha: Organizar los documentos cronológicamente.
  • Por tipo de documento: Agrupar facturas, contratos, nóminas, etc.
  • Por departamento: Archivar documentos de contabilidad, recursos humanos, legal, etc.

Consejo: Utiliza una combinación de estas clasificaciones para una mayor eficiencia.

2. Elección del método de archivo

Existen varios métodos para archivar documentos en función del espacio disponible y la frecuencia de uso:

Archivo físico

  • Utiliza carpetas y archivadores con etiquetas claras.
  • Clasifica los documentos en archivos colgantes o carpetas de anillas.
  • Organiza los archivos en estanterías o armarios de seguridad.
  • Considera el uso de cajas de archivo para documentos que se almacenarán por largos periodos.

Archivo digital

Cada vez más empresas optan por digitalizar sus documentos para optimizar el espacio y mejorar el acceso a la información.

  • Escanea documentos y almacénalos en servidores internos o en la nube.
  • Utiliza software de gestión documental como Google Drive, Dropbox o sistemas ERP.
  • Asegura el almacenamiento mediante cifrado y copias de seguridad.
  • Recomendación: Implementa un sistema híbrido (físico y digital) para una mayor seguridad.

3. Establecer un sistema de acceso y control

Para evitar problemas en la gestión documental, es clave definir quién tiene acceso a qué documentos y cómo se controlan las modificaciones.

  • Crea niveles de acceso según los departamentos.
  • Implementa permisos de lectura y edición en los documentos digitales.
  • Mantén un registro de cambios y actualizaciones en los archivos más importantes.

4. Aplicar una política de retención de documentos

No todos los documentos deben conservarse indefinidamente. Cada empresa debe establecer plazos de retención según la legislación vigente.

Ejemplos de plazos en España:

  • Facturas y documentos contables: 6 años según el Código de Comercio.
  • Registros fiscales y declaraciones de impuestos: 4 años según la Ley General Tributaria.
  • Contratos laborales y nóminas: 4 años según la Seguridad Social.

Consejo: Una vez vencidos los plazos, destruye los documentos de forma segura.

5. Destrucción segura de documentos antiguos

Para evitar riesgos de seguridad y cumplir con la protección de datos, es importante eliminar adecuadamente los documentos que ya no son necesarios.

  • Usa una trituradora de papel para documentos en físico.
  • Contrata un servicio profesional de destrucción de documentos, como DestruDocu, garantizamos una eliminación segura.
  • En el caso de documentos digitales, emplea softwares de borrado seguros para que no puedan recuperarse.

Errores comunes al archivar documentos y cómo evitarlos

  • No etiquetar correctamente los archivos: Usa nombres claros y organizados.
  • No digitalizar documentos importantes: La digitalización evita pérdidas y facilita el acceso.
  • No aplicar medidas de seguridad: Protege el acceso con contraseñas y copias de seguridad.
  • No establecer una política de eliminación: Evita acumular documentos innecesarios por tiempo indefinido.

Beneficios de una gestión documental eficiente

Archivar correctamente los documentos de tu empresa trae múltiples ventajas:

  • Ahorro de tiempo al localizar documentos rápidamente.
  • Cumplimiento legal con la normativa vigente.
  • Mayor seguridad en la protección de datos sensibles.
  • Optimización del espacio físico y digital.
  • Facilita auditorías y controles internos.

Saber cómo archivar los documentos de tu empresa correctamente es clave para mejorar la organización, cumplir con la normativa y garantizar la seguridad de la información. Implementar un sistema eficiente de clasificación, digitalización y eliminación de documentos puede marcar la diferencia en la gestión administrativa de cualquier empresa. Además, para una destrucción segura de documentos, contar con expertos como DestruDocu es la mejor solución para proteger la confidencialidad de los datos.

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