Las escrituras son documentos legales esenciales que acreditan la propiedad de bienes inmuebles, así como otros derechos y responsabilidades asociados. Conservar adecuadamente estos documentos es fundamental tanto para individuos como para empresas.
¿Qué son las escrituras y qué información contienen?
Las escrituras son documentos notariales que certifican actos jurídicos como la compra de una vivienda, la constitución de hipotecas, la transmisión de herencias o cualquier otro tipo de contrato relacionado con bienes inmuebles.
Entre la información clave que contienen, se incluyen:
- Datos del propietario: Nombre del propietario actual y anteriores.
- Descripción del bien inmueble: Incluye información detallada del inmueble, como ubicación, dimensiones, y linderos.
- Condiciones de la transacción: Precio de compra o valor de tasación y cualquier tipo de gravamen sobre la propiedad.
- Fecha de firma y registro: Es la fecha en la que se formaliza la escritura y se inscribe en el registro de la propiedad.
¿Cuánto tiempo se deben guardar las escrituras?
Plazo indefinido para las escrituras de propiedad
En la mayoría de los casos, las escrituras de propiedad deben conservarse indefinidamente.
Esto se debe a que las escrituras son el único documento legal que acredita la propiedad de un inmueble. Aunque la propiedad ya esté inscrita en el Registro de la Propiedad, es recomendable conservar las escrituras para futuros trámites o ventas del inmueble.
Plazo de 6 años según el código de comercio
Si las escrituras forman parte de los activos de una empresa, el Código de Comercio establece que deben conservarse durante un mínimo de 6 años desde el cierre del ejercicio en que se adquirió el bien. Esto es aplicable a los libros contables y a los documentos comerciales de empresas.
Escrituras de préstamos hipotecarios
Si las escrituras están relacionadas con una hipoteca, deben conservarse durante toda la vida del préstamo y por un periodo adicional de 4 años después de la cancelación de la hipoteca.
Este plazo permite a las partes implicadas solicitar cualquier comprobante relacionado con la cancelación o los pagos realizados en relación con el préstamo hipotecario.
Plazos para otros tipos de escrituras
Escrituras de herencia
Las escrituras que acreditan la herencia de bienes inmuebles también deben guardarse indefinidamente, ya que son fundamentales para futuras ventas o transmisiones de propiedad.
Escrituras de arrendamientos
Si las escrituras están relacionadas con contratos de arrendamiento o cesión de uso, es recomendable conservarlas mientras dure el contrato y, posteriormente, por un plazo mínimo de 5 años para evitar posibles reclamaciones legales.
¿Por qué es importante conservar las escrituras?
Acreditación de propiedad
El motivo más importante para conservar las escrituras es que son la prueba legal de la titularidad de un inmueble. Aunque la inscripción en el Registro de la Propiedad es oficial, las escrituras constituyen el documento original que puede ser necesario en caso de disputas o ventas.
Resolución de disputas y litigios
En caso de que surja algún conflicto sobre la propiedad de un bien inmueble, tener las escrituras a mano puede ser fundamental para resolver cualquier disputa legal.
Las escrituras son el documento más sólido para acreditar la propiedad y las condiciones asociadas a ella.
Trámites legales y administrativos
Las escrituras son necesarias para realizar ciertos trámites, como la venta de la propiedad, la obtención de hipotecas o préstamos con garantía hipotecaria, o la transmisión de derechos hereditarios. En todos estos casos, es vital contar con las escrituras originales.
Consecuencias de no conservar las escrituras
No conservar las escrituras puede tener graves consecuencias, como la imposibilidad de vender o transferir una propiedad, o dificultades para acceder a préstamos o hipotecas.
En caso de pérdida, sería necesario solicitar una copia del documento al notario, lo cual puede llevar tiempo y generar costes adicionales.
Mejores prácticas para la conservación de las escrituras
Digitalización de escrituras
La digitalización de documentos es una excelente manera de conservar las escrituras de forma segura y accesible. Guardar una copia digital en un almacenamiento en la nube o en un dispositivo externo puede prevenir problemas en caso de pérdida o deterioro del documento físico.
Almacenamiento seguro
Es fundamental que las escrituras se guarden en un lugar seguro y protegido contra posibles daños, como humedad, fuego o robos. Una caja fuerte o un archivador resistente es una buena opción para mantener estos documentos seguros.
Actualización de documentos
Si se realizan modificaciones en las escrituras, como en el caso de una venta o una actualización de la titularidad, es esencial que se guarden todas las versiones actualizadas de los documentos y se anoten las fechas de los cambios.
Conservar las escrituras es una responsabilidad importante para cualquier propietario de bienes inmuebles. Dado que las escrituras acreditan la propiedad y contienen información esencial sobre el bien, es recomendable conservarlas indefinidamente. Si quieres conocer más sobre cuánto tiempo mantener tus documentos o cómo debes deshacerte de ellos, no te pierdas nuestro blog con las últimas novedades.