Conservar las nóminas y otros documentos relacionados con el personal es una obligación legal que toda empresa debe cumplir. Saber cuántos años se deben guardar las nóminas es crucial para evitar sanciones y asegurar que los registros estén disponibles en caso de auditorías o inspecciones.
En este artículo, exploramos cuántos años hay que conservar las nóminas y por qué es importante hacerlo.
Importancia de conservar las nóminas
Las nóminas no solo son documentos que acreditan el pago de salarios a los empleados, sino que también contienen información importante relacionada con impuestos, contribuciones a la seguridad social, retenciones y otros aspectos legales.
Conservarlas adecuadamente es vital por varias razones:
- Cumplimiento legal: Las empresas están obligadas a guardar las nóminas durante un periodo determinado por la ley. Esto asegura que la información esté disponible en caso de inspecciones o auditorías.
- Resolución de conflictos: En caso de disputas laborales, las nóminas sirven como prueba de los pagos realizados y los términos acordados entre empleador y empleado.
- Justificación de contribuciones y cotizaciones: Las nóminas acreditan el pago de las contribuciones a la seguridad social, tanto para el empleador como para el empleado. En caso de discrepancias, estos documentos son esenciales.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las nóminas?
En España, el plazo para conservar las nóminas y otros documentos laborales está establecido por diversas normativas. Estos son los plazos más comunes:
Plazo general de 4 años
La Ley General de la Seguridad Social establece que las empresas deben conservar los documentos que acrediten el cumplimiento de sus obligaciones en materia de cotización durante 4 años.
Esto incluye las nóminas, las cotizaciones a la Seguridad Social y los recibos de salarios. Este plazo comienza a contar desde la fecha en que se produce el pago de la nómina.
Plazo de 5 años para responsabilidad civil
En cuanto a la responsabilidad civil por posibles reclamaciones de empleados o exempleados, las empresas deben conservar las nóminas por un periodo de 5 años. Esto es importante en caso de que surjan conflictos laborales relacionados con pagos, indemnizaciones o cualquier otro tipo de obligación pendiente.
Plazo de 6 años según el código de comercio
De acuerdo con el Código de Comercio, las empresas deben conservar los libros contables, facturas, y demás documentos relativos a sus obligaciones contables durante 6 años.
Aunque las nóminas no son estrictamente documentos contables, se recomienda conservarlas durante este periodo si forman parte de la contabilidad de la empresa.
¿Qué información contienen las nóminas?
Las nóminas son más que un simple recibo de pago. Contienen información importante que debe mantenerse protegida y accesible, incluyendo:
- Datos personales del empleado: nombre, DNI, categoría profesional.
- Salario bruto y neto: desglose de las cantidades pagadas, incluidas horas extras, primas y bonificaciones.
- Retenciones: impuestos y contribuciones a la Seguridad Social, tanto del empleador como del empleado.
- Descuentos: cualquier deducción adicional, como anticipos, embargos salariales o pagos de préstamos.
Esta información es fundamental para justificar las relaciones laborales y las obligaciones fiscales.
Consecuencias de no conservar las nóminas
No conservar las nóminas durante el periodo estipulado por la ley puede acarrear varias consecuencias negativas para la empresa, tales como:
- Multas y sanciones: La falta de documentación en caso de una inspección laboral o fiscal puede llevar a multas significativas impuestas por la Seguridad Social o la Agencia Tributaria.
- Problemas legales: Si no se puede acreditar el pago de salarios o contribuciones, la empresa puede enfrentarse a demandas laborales por parte de los empleados.
- Dificultad en auditorías: La ausencia de registros adecuados puede dificultar la realización de auditorías, tanto internas como externas, y poner en riesgo la conformidad con las normativas vigentes.
Mejores prácticas para conservar las nóminas
Digitalización de documentos
La digitalización es una forma eficaz y segura de conservar las nóminas durante largos periodos de tiempo. Al digitalizar las nóminas, puedes evitar la acumulación de documentos en formato físico y facilitar el acceso en caso de que sea necesario.
Almacenamiento seguro
Ya sea en formato físico o digital, es fundamental que las nóminas se almacenen de manera segura. Deben estar protegidas contra robos, pérdida, daños o acceso no autorizado, ya que contienen información sensible.
Actualización de políticas de gestión documental
Revisar y actualizar las políticas de conservación de documentos de la empresa es una buena práctica. Esto asegura que todos los registros se mantengan conforme a la legislación vigente y se eliminen de manera segura cuando ya no sean necesarios.
Conservar las nóminas durante el tiempo estipulado por la ley es una obligación fundamental para todas las empresas. Cumplir con los plazos de conservación evita sanciones y asegura que la empresa esté preparada para auditorías o inspecciones.
Implementar buenas prácticas de gestión documental, como la digitalización y el almacenamiento seguro, al igual que la destrucción segura de documentos facilita este proceso y ayuda a proteger la información confidencial de los empleados.